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データの2S(整理・整頓)で効率アップ!

最終更新日: 2021.05.21

このゴールデンウィーク(ステイホーム週間)を利用して、家の大掃除をされた方も多いと思います。

大掃除をするといらいないものや使わなくなったものが予想以上に出てきてびっくりしますよね。

不要なものが家の中にいつの間にか溜まっているように、パソコンやファイルサーバーにも不要なファイルが日々蓄積されています。

デスクトップがびっちりとアイコンで埋まっている。。そんな状態を解消するためにも、データの大掃除をしてみませんか?

まずは2S(整理・整頓)から

データ掃除は、現実と同じく2S(整理・整頓)が基本です。

項目 意味
整理 いるもの、いらないものを区別して、いらないものを捨てる
整頓 いるものを使いやすい場所に置く

一つずつ見ていきましょう。

整理:いるもの、いらないものを区別する

まず、次の3つのフォルダを作ります。

  • いる
  • いらない
  • 保留

必要なものはいったん「いる」フォルダへ。不要なものは「いらない」フォルダへ。判断に迷うものは「保留」フォルダに振り分けます。

この方法は片付けのハウツー本で必ず紹介されるような有名な方法です。年末の大掃除感覚で、直感で振り分けてしまいましょう。

作りかけの会議資料やいつか役立つかもとダウンロードしておいたファイルなど、いらないものはどんどん「いらない」フォルダに入れちゃいます。

資料系は版管理している場合が多いと思います。その場合は最新版だけ「いる」フォルダに残し、それ以外は「いらない」フォルダに移してしまいましょう。

過去の月次データなど、使うことはないけど消せないデータの場合は外部ストレージなどの記憶媒体にバックアップを取り、PCからは削除します。

3つのフォルダへの振り分けが終わったら「いる」フォルダの中に移動します。

「いる」フォルダの中に次の3つのフォルダを作成し、それぞれに分類してください。

  • 毎日使う
  • 月1回以上使う
  • それ以外

普段の仕事を思い出しながら整理すればよいので簡単だと思います。

「月1回以上」で括りが大きすぎると感じる場合は、週一、二週に1回など適当に細分化しちゃいます。

最後に「いらない」フォルダに振り分けたファイルが本当にいらないか最終チェックして、フォルダごと削除します。

これで整理フェーズは終了です。

整頓:いるものを使いやすい場所に置く

整理でいるものがはっきりしたら、それを使いやすい場所に置いていきます。

使う頻度が高いものほどデスクトップなどの普段使いやすい場所に置いていきます。

「毎日使う」フォルダの中身はデスクトップに、「月一回以上使う」フォルダは次に使いやすい場所へ。といった感じで場所を決めていきましょう。

Windows標準の「ドキュメント」フォルダを使ったり、デスクトップにフォルダを用意しその中にファイルを入れるなど、自分のやり方に合った方法を模索してみてください。

「それ以外」フォルダはあまり使う機会がないと思いますので、目立たない場所にまとめて置いておけばOKです。

「保留」フォルダも「それ以外」と同じ場所に置いておきます。

「保留」フォルダの扱いですが、文字通りそのまま「保留」にしておきます。もし今後「保留」内のファイルが必要になるようだったら、そこから取り出して使用頻度に合わせた置き場所に移動させます。

しかし、1年以上「保留」に残ったままになるようだったらそのファイルは不要の可能性が高いということです。再度必要性を吟味して、いらなければ削除します。

これは「それ以外」フォルダにも言えることです。

一度は「いる」と判断したファイルですが、その後使う機会がないようでしたら「保留」フォルダと同じく再度必要性を吟味すべきです。

2S(整理・整頓)を習慣的に行うと5Sになる

データの2S(整理・整頓)は、定期的に行うことで5Sにつながります。

5Sとは、2S(整理・整頓)に清掃・清潔・しつけの3Sを加えたものです。

清掃 身の回りのものをきれいにして、いつでも使える状態にする
清潔 整理・整頓・清掃を維持すること
しつけ これらの行為の習慣づけ

掃除後の部屋がすっきりして気持ちいいように、アイコンがちらかってないきれいなデスクトップは気持ちよく感じます。

それだけでなく、ファイルの検索性アップが期待できますので仕事の効率化にもつながりますよ。

次はファイルサーバーの2S(整理・整頓)にチャレンジ!

自分のパソコンの2Sが終わったら、次は会社で使っているファイルサーバーの2Sにも挑戦してみましょう。

基本は同じですが、ファイルサーバーには会社の重要なデータが入っています。

まずはバックアップを取り、データを復旧できる状態にしてから作業を始めましょう。

サーバーは一人で使うものではないので判断に迷うデータが多くあると思います。

メンバー全員で顔を突き合わせている/いらないを判断しても良いのですが、時間がかかりすぎます。まずは代表者の裁量で振り分けをすませてしまい、その後メンバーに確認してもらうのがおすすめです。

「保留」フォルダは、必要なファイルを「保留」フォルダから移動するルールを徹底させることで、定期的な見直しがやりやすくなります。

地味な活動ですが仕事の生産性アップが期待できますので、まずはちょっとずつでも始めてみてはいかがでしょうか。

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