会社のシステム刷新。せっかくシステムを変えるなら今までの不満を全部解消したいですよね。
今まではここが使いにくかった。今度はあれもやりたい。そんな要望をただベンダーにぶつけても膨大な額の見積もりが返ってくるだけです。
それに希望を全てかなえたシステムが使いやすいシステムとは限りません。
多くのことができるシステムは、それだけ操作に迷いやすく多くの人が使いこなせないシステムになってしまいます。
できることが少ないシステムの方が使い方がシンプルになり、費用も安く済むため、結果的に良いことの方が多いのです。
なんでもできるシステムは十徳ナイフと一緒
「十徳ナイフ」をご存じでしょうか。
↓こういうやつです
小さい体にナイフやハサミ、ドライバーなどの便利な工具を収めた登山の定番用品です。
登山は1グラムでも持ち物を減らすことが登頂成功のカギですので、嵩張らずいろんな機能を備えた十徳ナイフは大変重宝します。
さて、そんな便利な十徳ナイフですが、普段使いでの使い勝手は悪いです。
小さい胴体にさらに小さい工具を格納しているわけですから、一つ一つの道具の扱いづらさが目立ちます。
紙を切るにはハサミは小さく切る範囲は狭いですし、ドライバーも1,2種類のサイズしかないため、どんなネジでもOKとはなりません。
あくまで登山のような限定的な環境で、ちょっと困ったときに便利な機能をまとめたものに過ぎないのです。
なんでもできるシステムというのは、この十徳ナイフと同じです。
なんでもソツなくこなせるわけではなく、なんでも「最低レベル」でこなせるだけのシステムになってしまうのです。
システムの場合、機能を詰め込むことに価値はない
十徳ナイフは「多くのものを持ち運べない」という利用シーンを想定しているため、機能を詰め込むことに価値が出ます。
しかし、システム開発においては「機能を詰め込まなくてはいけない」利用シーンというのはまずないでしょう。
会社は担当ごとに業務・役割が異なる分業制が基本です。業務ごとにシステムに求める機能は変わってきますので、やりたいことに合わせてシステムを使い分ければ良いわけです。
反対に機能を詰め込みすぎてしまうと、自分の業務とは関係ない機能が目につき混乱します。オペレーションミスの原因にもなるでしょう。
それを避けるためには機能制限を設けたり、教育を十分に行ったり…と、余計な対応が必要になるため、コスト増になりがちです。やはり良いことがありません。
課題解決には、最低限のいろいろな仕事ができる十徳ナイフではなく、「切れ味鋭いナイフ」や「多くのネジサイズに対応したドライバーセット」のように一つのベクトルに対して対応範囲が広いものが必要になります。
今自分たちに必要なのはナイフなのか、ドライバーなのか、それともハサミなのか。それをしっかり見極める必要があるのです。
業務をシンプルにすることが大事
システム開発は、現状の課題を解決することがスタート地点となります。
現場に課題をヒアリングすると、「あの機能が使いにくい」「この機能が欲しい」という感じで現在の仕事に対しての機能の過不足がまず出てきます。
これをそのまま「現場の要望」として聞き入れてしまうと、機能は肥大化するしかなくなってしまいます。
まずはこれをとっかかりとして、課題の本質を見極めることが重要です。そして、本質そのものにメスを入れます。
課題の整理方法、本質の見つけ方については、こちらの記事をご参照ください。
「なぜその機能が使いにくいと感じるのか？」「そもそもその作業が必要なのか？」という視点で業務を突き詰めていくことが重要です。
ベストはその機能を使う仕事をなくすことです。そうすれば機能そのものが不要になります。
入力項目を減らす、選択肢を減らす、ワークフローを一本化するなどの何かを「消す」ことに注力しましょう。
仕事をシンプルにすることで、システムに必要な機能が減ります。結果的にシステムがシンプルになり、万人受けして使いやすいシステムを作りやすくなるのです。
業務をシンプルにすることでRPAが活きる
業務がシンプルになると、運用は似たような作業の繰り返しになります。
そうなると、次はRPA（Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション）の出番です。
RPAはキーボードやマウス操作などのPC画面のオペレーションを自動化します。
同じ作業の繰り返しであれば、人ではなくロボット任せにしたほうがオペレーションミスもなく効率的です。
RPA化することで人がシステムに触る時間が減り、生産性はさらに向上するでしょう。
そういうことを考えると、これからのシステムは人ではなくロボットが操作することを前提に設計すべきとも言えます。
業務をシンプルにすることで、システムの納期短縮、コスト削減、そして効率化（RPA化）という3つのメリットを得ることができるのです。